プライバシーポリシー
東和ドキュメントソリューション株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する各種サービス（文書関連業務、印刷・電子化・保管・配送・管理支援その他これらに付随する業務を含みます。以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社における個人情報の取扱いについて定めるものです。
1. 会社情報
事業者名：東和ドキュメントソリューション株式会社
所在地：〒104-0031 東京都中央区京橋2丁目6-13 京橋ヨツギビル 5F
電話番号：+81 3-6824-7951
メールアドレス：[email protected]
2. 個人情報の取得および取扱い
当社は、適法かつ公正な手段により、以下の個人情報を取得することがあります。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 請求先情報、配送先情報、契約情報
- 本サービスの利用履歴、問い合わせ内容、対応記録
- ウェブサイトの閲覧情報、Cookie、端末情報、IPアドレス、アクセスログ
- その他、本サービスの提供・運営に必要な情報
当社は、個人情報を取得する際には、利用目的をできる限り特定し、適法かつ公正な方法で取得します。なお、要配慮個人情報を取得する場合には、法令に従い、必要な同意を得たうえで取り扱います。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。
- 本サービスの提供、運営、管理のため
- 契約の締結、履行、請求、支払、配送、保守対応のため
- 問い合わせ、見積り依頼、資料請求等への対応のため
- 本人確認、認証、不正利用防止のため
- 文書の印刷、電子化、保管、廃棄、配送、管理支援等の業務遂行のため
- サービス改善、新サービス開発、品質向上、利用状況分析のため
- キャンペーン、案内、通知、アンケート等の実施のため
- 法令、行政機関、裁判所その他の公的機関への対応のため
- その他、取得時に明示した利用目的のため
当社は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、必要に応じて公表または通知します。
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当社は、日本法に基づき、個人情報保護法その他の適用法令に従って個人情報を取り扱います。主な取扱いの根拠は以下のとおりです。
- 本人の同意がある場合
- 契約の履行または契約締結前の手続に必要な場合
- 法令上の義務を履行するために必要な場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
- 当社の正当な利益のために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しないと判断される場合
- 行政機関等への協力が必要な場合
なお、個人情報保護法上、当社が個人情報を利用する際には、原則として利用目的の範囲内で取り扱います。
5. 個人情報の第三者提供および共同利用
当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関または地方公共団体等への協力が必要な場合
- 業務委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲で提供する場合
- 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由により事業が承継される場合
当社は、業務遂行上必要な範囲で、配送業者、印刷・電子化・保管・システム運用・保守・決済・会計・顧客管理等の委託先に個人情報の取扱いを委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な監督を行います。
当社が共同利用を行う場合には、法令に従い、共同利用する個人情報の項目、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者等を別途公表または通知します。
6. 個人情報の外国への移転
当社は、クラウドサービス、メール配信、システム保守、データバックアップ等の利用に伴い、個人情報を外国にある事業者に取り扱わせる場合があります。その場合、当社は、個人情報保護法その他の適用法令に従い、移転先国の個人情報保護制度、移転先事業者が講ずる保護措置、本人が講じることができる措置等について必要な情報を提供し、必要に応じて本人の同意を取得します。
当社は、外国にある第三者に個人情報を提供する場合、法令上必要な確認および措置を講じます。
7. 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令上保存が必要な期間に限り保有します。保存期間の主な考え方は以下のとおりです。
- 契約・取引関連情報：契約終了後、法令または業務上必要な期間
- 問い合わせ対応記録：対応完了後、一定期間
- 会計・税務関連情報：法令で定められた期間
- アクセスログ等：セキュリティ確保および不正防止に必要な期間
保存期間経過後、または利用目的達成後は、当社は適切な方法により速やかに消去または匿名化します。ただし、法令上保存義務がある場合はこの限りではありません。
8. ご本人の権利
当社は、個人情報保護法に基づき、ご本人からの請求に応じて、以下の対応を行います。
- 開示
- 訂正、追加または削除
- 利用停止または消去
- 第三者提供の停止
- 利用目的の通知
- 保有個人データの内容の確認
また、法令に基づき、データポータビリティに相当する情報提供が認められる場合には、当社は合理的な範囲で対応します。ご本人は、法令上認められる範囲で、当社の個人情報の取扱いに対して異議を述べることができます。
これらの請求を行う場合は、本人確認のうえ、法令に従って対応します。請求内容によっては、法令上の理由により対応できない場合があります。
9. 同意の撤回
ご本人が個人情報の取扱いについて同意を与えた場合であっても、法令上認められる範囲で、いつでも同意を撤回することができます。ただし、同意の撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。
同意の撤回により、本サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。
10. 苦情・相談窓口
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求については、下記窓口までご連絡ください。
東和ドキュメントソリューション株式会社 個人情報相談窓口
住所：〒104-0031 東京都中央区京橋2丁目6-13 京橋ヨツギビル 5F
電話番号：+81 3-6824-7951
メールアドレス：[email protected]
受付時間：当社営業日・営業時間内
なお、個人情報保護法に基づく認定個人情報保護団体の対象事業者である場合には、当該団体の苦情解決の申出先を別途案内することがあります。
11. 個人情報の安全管理
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。安全管理措置には、以下を含みます。
- 組織的安全管理措置：取扱規程の整備、責任者の設置、点検・監査
- 人的安全管理措置：従業者教育、秘密保持義務の徹底
- 物理的安全管理措置：入退室管理、書類・媒体の施錠保管、持出管理
- 技術的安全管理措置：アクセス制御、認証管理、暗号化、ログ管理
- 外的環境の把握：外国で個人情報を取り扱う場合の制度確認および保護措置の確認
万一、個人情報の漏えい等が発生した場合には、法令に従い、必要な報告、通知、再発防止策の実施を行います。
12. お問い合わせ先
本プライバシーポリシーおよび当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
東和ドキュメントソリューション株式会社
住所：〒104-0031 東京都中央区京橋2丁目6-13 京橋ヨツギビル 5F
電話番号：+81 3-6824-7951
メールアドレス：[email protected]
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、運用の変更、サービス内容の変更等に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合には、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
制定日：2026年4月22日